Электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот

В соответствии Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь электронного документооборота, в том числе, в вопросах сопровождения трудовых отношений.

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в Трудовое Законодательство в области цифровизации кадрового учета, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка. В результате данных изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной.

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.

24 апреля 2020 года Президентом России был подписан закон о проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с трудовыми отношениями.

Эксперимент проводится с целью:

  • создания и отработки механизмов формирования и применения электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов между работодателем и работником;
  • подготовки предложений о внесении изменений в законодательство Российской Федерации в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

В соответствии с законом, работодатели и работники будут участвовать в эксперименте на добровольной основе, а перечень электронных документов будет определяться самими работодателями. Для этого они смогут использовать либо собственную информационную систему, либо электронный сервис информационно-аналитической системы "Общероссийская база вакансий "Работа в России". Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек, для которых уже установлен специальный правовой режим. Дублирование документов на бумажном носителе, в рамках эксперимента, не предполагается.

Эксперимент проводится в период с 05 мая 2020 года по 31 марта 2021 года включительно. Дату старта эксперимента в своей организации работодатель определяет самостоятельно и, не позднее чем за один месяц до его начала, уведомляет каждого работника в письменной форме. Помимо этого, устанавливается, что участниками эксперимента не могут являться дистанционные работники и сотрудники, временно направляемые работодателями к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда персонала.

Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.
Потребность в переводе кадрового документооборота из бумажного в электронный вид назрела давно. Среди основных преимуществ можно выделить следующие:

  • экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);
  • повышение мобильности сотрудников - документы можно подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;
  • ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
  • упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов; 
  • повышение прозрачности кадрового документооборота;
  • улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;
  • экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;
  • снижение затрат на бумагу и забота об экологии;
  • снижение риска подделки документов (при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи); 
  • обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;
  • гарантия более оперативного представления документов контролирующим органам.

Кроме того, после завершения эксперимента, ведение кадрового делопроизводства в электронном виде станет обязанностью работодателя, а кадровые документы будут общедоступными и публичными.
Поэтому в запасе у бизнес-сообщества не более полутора лет для подготовки компании к новым реалиям.
Мы предлагаем нашим клиентам:

  • аудит бизнес-процессов, связанных с сопровождением трудовых отношений;
  • проекты по оптимизации/автоматизации процессов сопровождения трудовых отношений.
С 05.07.2019 года компания «Профессиональные кадровые решения» является членом рабочей группы при Министерстве Труда Российской Федерации по вопросу электронного кадрового документооборота и внесена с перечень организаций, участвующих в эксперименте по ведению электронных документов, предусмотренных трудовым законодательством.

На нашем сайте мы будем публиковать информацию о ходе эксперимента, для возможности всех интересующихся данной темой следить за развитием событий и быть готовыми к изменениям в законодательстве.


20.05.2020 года

20 мая Минтрудом России было организовано совещание, в режиме ВКС, по вопросу о порядке проведения эксперимента по Электронному Кадровому Документообороту (ЭКДО).

Среди участников эксперимента такие компании как Мечел, Мегафон, МТС, РЖД, Яндекс, Сбербанк и другие. «Профессиональные кадровые решения» также в составе участников эксперимента.

В режиме диалога обсудили проект Приказа «О порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» и другие вопросы, связанные с темой ЭКДО.   Ожидается, что по итогам получения обратной связи от участников, Министерство будет вносить корректировки, и в Закон о проведении эксперимента, и в иные законодательные акты, связанные с ЭКДО.

Работодателям необходимо будет определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе "Работа в России". До сентября этого года система будет работать в тестовом режиме. Работодатели (участники эксперимента) смогут поучаствовать в тестировании и опытно-промышленной эксплуатации системы.

При использовании работодателем системы «Работа в России», а также по желанию работника, документы, связанные с работой, должны будут храниться в личном кабинете системы.

В эксперименте не участвуют работники, оформленные дистанционно, поскольку предполагается, что работодатель имеет возможность осуществлять по таким работникам ведение электронного кадрового документооборота в рамках текущих норм Трудового Права (ст. 49.1 ТК РФ). По документам, которые работодатель имеет возможность включить в электронный кадровый документооборот, нет ограничений. Это могут быть, в том числе, документы и по охране труда.

Планируется, что Инспекция труда будет проверять ход участия в эксперименте, если будут жалобы со стороны работников на нарушение прав. Такие встречи Минтруд будет проводить регулярно, поэтому по мере появления новой информации будем делиться с Вами новостями.




Заказать услугу

Название Вашей компании:

Укажите Вашу сферу деятельности

Укажите численность Вашей компании:

Выберите услуги

Укажите Ваши контактные данные:

Нажимая на кнопку "Отправить", вы даете согласие на обработку своих персональных данных.