Переход на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка. Электронная трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки является добровольным и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.

При предоставлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут предоставляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения. 

Закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Закон «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".
 
  • У работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников о планируемых изменениях. У работника есть время подумать, нужна ли ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения о его трудовой деятельности велись в электронном виде. Принять решение необходимо до 31 декабря 2020 года — к этому дню работникам необходимо написать заявление о решении (бумажная книжка или электронные сведения).
  • Тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, трудовые книжки будут оформляться только в электронном виде.
  • Провести аудит трудовых книжек на предмет наличия в них всей необходимой информации, соответствующей нормам Трудового Законодательства.
  • Внести изменения в локальные нормативные акты компании, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками. В частности, в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обновить раздел “Прием на работу”. В нем нужно прописать нововведения из новой редакции Трудового кодекса РФ.
  • Уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
  • Выдать работникам бланки заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от бумажной трудовой книжки.
  • Создать специальную электронную почту, так как сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности на электронную почту.
  • Обеспечить техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения на информационных ресурсах ПФР. Важно знать, что в 2020 году новую отчетность нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести его трудовую книжку. Впервые, необходимо будет предоставить новую форму до 17 февраля 2020 года (до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло одно из вышеуказанных событий).
  • Экономия времени и кадровых ресурсов на анализ противоречивых норм законодательства и подготовку к отмене трудовых книжек.
  • Минимизация рисков получения вашей организацией штрафов и других последствий ошибок в процессе перехода на электронные трудовые книжки.
  • Гарантированное соответствие законодательству РФ.
  • Проведем аудит кадровых документов и бизнес-процессов, связанных с трудовыми книжками.
  • Проведем аудит полноты и корректности электронных баз данных кадровой службы на предмет готовности к передаче сведений о трудовой деятельности во внешние государственные органы.
  • Разработаем локальные нормативные акты с учетом изменений в законодательстве, все необходимые формы уведомлений/заявлений для работников компании, необходимые в процессе переходного периода 2020 года.
  • Разработаем бизнес-процессы взаимодействия кадровой службы организации с работниками/соискателями по вопросам предоставления информации о трудовой деятельности.
  • Поможем провести оптимизацию кадрового документооборота компании, опираясь на новые возможности текущего законодательства о юридически значимых электронных сообщениях.