Количество российских организаций, использующих аутсорсинг расчёта заработной платы (Payroll Outsourcing), неуклонно растет.
Это связано с увеличением числа компаний с «белой» зарплатой, повышением активности налоговых органов и ростом фискальных рисков, повышенным интересом служб финансового мониторинга банков к вопросам соответствия штата и зарплат организации масштабу и характеру бизнеса клиента, а также необходимостью демонстрации инвесторам и кредиторам зрелой устойчивой функции оплаты труда в случаях, когда компании необходимо привлекать инвестиции.
Комплекс услуг по расчету заработной платы от нашей компании включает в себя все функции по исчислению/калькуляции зарплат в организации, а также подготовке отчётности, связанной с заработной платой:
-
формирование и поддержку ЛНА в области системы оплаты труда работодателя (фиксированная часть, компенсационные и стимулирующие выплаты, переменные выплаты (премии, бонусы, сдельная оплата));
- ведение первичной документации для расчета заработной платы;
-
расчет заработной платы и аванса, межрасчетных выплат, сумм НДФЛ к удержанию с работников, сумм к уплате в фонды с ФОТ;
-
подготовка отчетности по заработной плате в госорганы (ФНС, ПФР, ФСС) и иным уполномоченным получателям информации;
-
консультационная поддержка работодателя по вопросам правовых, бухгалтерских и налоговых аспектов в области оплаты труда;
-
поддержка расчетов по договорам гражданско-правового характера с физическими лицами (включая самозанятых).
Услуги могут оказываться как комплексно, так и частично, в отношении каких-то локальных выплат и/или категорий персонала.
ЛНА в области системы оплаты труда
Услуга предусматривает формирование и поддержку в актуальном состоянии всех локальных нормативных актов, регламентирующих существующие в организации элементы системы оплаты труда - Положение об оплате труда, документы о компенсационных и стимулирующих выплатах, премировании и т.п.
Это внутренняя нормативная база, наличие которой требует и ГИТ (для проверки аспектов трудового законодательства), и ФНС (без них выплаты персоналу не будут приняты в затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу), и суды (в случае рассмотрения трудовых споров с работниками).
Если же стройной системы оплаты труда в организации еще нет - мы смоделируем и создадим ее вместе с руководителем, подробно опишем в локальных нормативных актах со всеми обязательными атрибутами, согласуем (при необходимости) с главным бухгалтером/юристом/финансистом - с тем, чтобы в дальнейшем все заинтересованные службы находились в одном информационном поле.
Ведение первичной документации для расчета заработной платы
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены стандартизированные формы первичной учетной документации.
Это Постановление распространяется «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации».
Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда это, в частности:
- №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
- №Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
- №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
- №Т-51 «Расчетная ведомость»;
- №Т-53 «Платежная ведомость»;
- №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
- №Т-54 «Лицевой счет»;
- №Т-54а «Лицевой счет (свт)»;
- №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
- №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
- №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Если же организация проводит выплаты, по которым типовые формы первичных учетных документов не предусмотрены, то порядок их оформления может быть разработан организацией самостоятельно (но с учетом вышеуказанных требований), и закреплен в Положении об учетной политике организации.
Как правило, такую разработку почти каждой организации требуется провести для компенсационных и стимулирующих выплат (надбавок, премий, бонусов).
Что мы предлагаем нашим клиентам
Услуга предусматривает как разработку необходимых форм «с нуля», так и поддержку документооборота с использованием форм, уже утвержденных в организации.
В базовом варианте мы ведем учет на нашем программном обеспечении «1С: Зарплата и управление персоналом», имеющем самые широкие возможности поддержки большинства видов первичной документации, связанной с расчетами по оплате труда.
При этом, мы готовы оказывать эту услугу и с использованием других видов ПО, важных для заказчика по тем или иным причинам.
Расчет заработной платы и аванса, межрасчетных выплат, сумм НДФЛ к удержанию с работников, сумм к уплате в фонды с ФОТ
В рамках услуги клиенту предоставляются:
- расчётно-платежная ведомость со всей необходимой аналитикой (по отделам, видам выплат - в зависимости от ваших потребностей);
- суммы к выплате (зарплатные реестры для выплаты зарплат);
- суммы налогов к выплате (НДФЛ к удержанию с работников, сумм к уплате организацией в фонды);
- расчётные листы, подготовленные в оговорённой форме (также мы можем и самостоятельно произвести e-mail рассылки расчетных листков вашим сотрудникам);
- ведомости по межрасчётным выплатам (выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных);
- файл для загрузки в бухгалтерскую систему учета (опционально).
Подготовка отчетности по заработной плате в госорганы (ФНС, ПФР, ФСС) и иным уполномоченным получателям информации
Всю зарплатную отчетность условно можно разделить на пять групп:
1. Фискальная отчетность - предоставляется работодателями в ИФНС (2-НДФЛ, 6-НДФЛ, Расчет по страховым взносам (РСВ), Сведения о среднесписочной численности работников);
2. Отчетность во внебюджетные фонды - в 2020 году это отчеты, предоставляемые в Соцстрах и ПФР (4-ФСС (расчет взносов на травматизм), ежегодное подтверждение вида деятельности, СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах), СЗВ-ТД (отчет по кадровым собсиям), СЗВ-СТАЖ (ежегодный отчет о трудовом стаже работников));
3. Статистические сведения - отчетность в Росстат (П-4 и П-4 (Н3));
4. Иные сведения - формируются по отдельным несистемным требованиям или индивидуальному запросу в адрес организации со стороны контролирующих министерств и ведомств (например, отчеты по квотированию рабочих мест, форма 3-Ф в случае задержки выплаты заработной платы, уведомления о выплате заработной платы высококвалифицированному иностранному персоналу в МВД России и ряд других);
5. Прочие отчетные формы, которые работодатель обязан выдавать работникам по их требованию либо при увольнении:
- справка о заработной плате;
-
справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
-
справка о периоде работы у данного работодателя;
-
расчетные листки;
-
информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты);
-
справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ;
-
справка о среднем заработке за последние три месяца;
-
справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой;
-
копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже)).
Что мы предлагаем нашим клиентам
В рамках услуги мы можем взять на себя как все виды такой отчетности, так и какую-то их часть.
Кроме того, наш формат взаимодействия может предусматривать как передачу отчетов/справок от имени работодателя напрямую уполномоченным органам/работникам, так и оперативную подготовку готовых форм для бухгалтерии клиента.
Консультационная поддержка работодателя по вопросам правовых, бухгалтерских и налоговых аспектов в области оплаты труда
В рамках консультационной поддержки мы:
- готовим аналические отчёты для внутренних нужд компании (например, отчёт о затратах в разрезе определённых видов выплат по подразделениям, анализ фонда оплаты труда и т.п.);
-
сопровождаем взаимодействие с налоговыми органами и банками (предоставляем информацию и пояснения по вопросам оплаты труда при визите налоговой инспекции, готовим разъяснительные письма в официальные инстанции по вопросам оплаты труда);
-
консультируем руководителя организации, руководителей финансовой, бухгалтерской и юрилической службы по правовым, бухгалтерским и налоговым аспектам в области оплаты труда.
Стоимость услуги
Стоимость комплексной услуги по расчету заработной платы зависит от количества сотрудников, по которым требуется осуществлять расчет, и "ассортимента" осуществляемых выплат.
Условно мы подразделяем их на три группы:
- базовая;
-
стандартная;
-
расширенная.
В базовую группу входят начисления и расчеты по традиционной окладной системе (Пн-Птн, 8 часов, сб-вскр выходной), включая больничные, отпускные, командировочные, расчеты при увольнении и прочие обязательные виды выплат.
В стандартной группе добавляются возможности сменных графиков "40 часов в неделю" с плавающими выходными, компенсационные и премиальные выплаты с простыми алгоритмами расчетов.
В расширенной группе поддерживаем все, что не вошло в базовую и стандартную - суммированный учет рабочего времени, сменные графики любого наполнения, сдельная и сдельно-повременная оплата, выплаты по договорам ГПХ и многое другое.
Мы не увеличиваем стоимость в зависимости от количества обособленных подразделений работодателя, частоты межрасчетных выплат и прочих поводов для дополнительной тарификации, широко распространенных на рынке аутсорсинга расчета зарплаты - целостность функции, которую мы выполняем для клиента, для нас важнее.
Мы позиционируем себя как внутренний Отдел расчетов по заработной плате нашего клиента, надежный партнер руководителя, а также финансовой, бухгалтерской и кадровой службы компании.
