Ведение кадрового учета

Кадровый учет (кадровое делопроизводство) – это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений с работниками организации, связанный с событиями трудоустройства и увольнения, изменения условий и оплаты труда, переводов и направлений в командировку, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также вопросами организации труда работников.

Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровый учет.

Мы предлагаем услуги аутсорсинга (сопровождения) кадрового учета в любом объеме - от базовых кадровых операций до ведения кадрового делопроизводства в организации "под ключ" с полным соблюдением норм и требований трудового законодательства.

Формат оказания услуги - "бэк-офис" (дистанционное обслуживание с опциональными выездами к Заказчику).

Базовый состав услуги

Ведение кадрового делопроизводства в «1С: Предприятие 8.3 «Зарплата и управление персоналом» Исполнителя или Заказчика (в режиме удаленного доступа);
Разработка и поддержание в актуальном состоянии регламента взаимодействия Заказчика и Исполнителя по кадровому документообороту. В рамках регламента согласовываются;

зоны ответственности уполномоченных лиц Заказчика и Исполнителя;
сроки получения входящей и ответной информации;
каналы информационного взаимодействия участников;
формы предоставления информации;
обязательный состав информации;

Разработка/актуализация форм документов кадрового учета (трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, заявления, уведомления, согласия) с учетом специфики деятельности организации Заказчика;
Формирование и ведение штатного расписания, штатной расстановки Заказчика в соответствии с унифицированными формами;
Ведение трудовых книжек и вкладышей в них, формирование сведений о трудовой деятельности работников;
Ведение личных дел работников;
Ведение распорядительного делопроизводства по кадрам (приказы по личному составу) по всем видам кадровых процедур, с применением унифицированных и неунифицированных форм;
Ведение кадровых процедур в рамках сопровождения трудовых отношений:

планирование графика отпусков;
ведение табеля учета рабочего времени (унифицированная форма);
оформление приема на работу;
внесение изменений в трудовые договоры работников по любым основаниям, при взаимодействии с работниками организации Заказчика;
оформление всех видов отпусков;
оформление расторжения трудовых договоров по любым основаниям;
оформление и обработка всех видов неявок на работу (в том числе больничных, прогулов, простоев по вине работодателя);
оформление графиков сменности;
оформление командировок;
оформление документов по вынесению дисциплинарного взыскания;
оформление приказов о поощрении/о премировании;

Формирование документов в рамках деятельности по защите персональных данных работников в соответствии с требованиями закона 152-ФЗ (согласия на обработку персональных данных, соглашения, внутренние приказы);
Формирование необходимых справок для сотрудников с места работы и копий документов, связанных с трудовой деятельностью;
Формирование обязательной кадровой отчетности в СФР;
Информирование об изменениях норм трудового законодательства РФ и консультирование по их применению.

Дополнительные опции

Сопровождение процедур организации и ведения воинского учета;
Ведение миграционного учета (формирование уведомлений о приеме/увольнении, контроль за документами миграционного учета);
Ведение договоров ГПХ (договоры, акты, отчетность, документы по защите персональных данных);
Разработка/актуализация обязательных локальных нормативных актов с учетом специфики деятельности организации Заказчика;
Разработка/актуализация должностных инструкций;
Формирование внутренней отчетности по персоналу для принятия управленческих решений;
Сопровождение социального пакета организации;
Проведение с работниками переговоров об увольнении;
Проведение с работниками переговоров на предмет урегулирования трудовых споров;
Документальное сопровождение увольнений по сокращению и подготовка необходимой отчетности во внешние органы;
Синхронизация (автоматический обмен данными для расчетов заработной платы) 1С ЗУП Исполнителя с 1С БП Заказчика;
Выполнение Исполнителем работ по месту нахождения Заказчика в рамках периодических выездов:

взаимодействие с руководителями, в т.ч. подписание с руководителями кадровых документов;
взаимодействие с работниками при приемах, увольнениях и иных кадровых событиях;
ведение трудовых книжек, вкладышей в них и книги учета трудовых книжек;
ведение личных дел работников;
формирование номенклатуры дел кадрового учета.

Стоимость услуги

Стоимость услуги зависит от:

сферы деятельности организации;
наличия и количества обособленных подразделений/филиалов;
количества работников в организации;
количества кадровых событий, влияющих на кадровый учет (приемы, увольнения, переводы, отпуска, командировки и пр.);
количества работников особых категорий персонала (водители, инвалиды, иностранные граждане, работники с вредными условиями труда и пр.);
режимов рабочего времени (стандартный, сменные графики, суммированный учет рабочего времени, вахтовый метод работы);
выбора системы для ведения кадрового учета (Исполнителя или Заказчика);
наличия дополнительных опций.

Минимальная стоимость сопровождения (аутсорсинга) кадрового делопроизводства составляет 15 000 руб. в месяц.

Типовая процедура подготовки к оказанию услуги

1. Проведение входного экспресс-аудита (бесплатно при заключении договора на кадровое сопровождение). Оперативная диагностика общего состояния кадрового дела в организации с оценкой возможных рисков и формированием рекомендаций. В результате Заказчик получает отчёт о состоянии кадрового дела компании;

2. Согласование плана-графика начала обслуживания. Определение этапов и последовательности приёмки дел по участку кадрового делопроизводства, решение вопросов организации информационного взаимодействия, а также восстановления документов, отсутствие которых выявил экспресс-аудит. Обсуждение иных вопросов, существенных для Исполнителя и Заказчика. Утверждение состава и стоимости услуг.

3. Согласование и заключение договора;

4. Выставление счёта и получение предоплаты за первый месяц обслуживания;

5. Начало абонентского обслуживания.

Дополнительные услуги

В качестве расширения услуги "Ведение кадрового учета" мы предлагаем:

проведение проверки (аудита) кадрового дела;
сопровождение системы оплаты труда и расчетов заработной платы;
разработку пакета документов по охране труда;
услуги по комплексному сопровождению системы управления охраной труда в организации;
услуги по оптимизации бизнес-процессов кадрового учета, в т.ч. в части перехода на КЭДО.

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета

Заказать услугу